Snel en goed inspelen op veranderende omstandigheden is en blijft een belangrijke basis voor het concurrentievermogen van een bedrijf. In dit artikel wil ik de rol van Project Management hierin belichten. Het is voor organisaties al lang niet meer voldoende om alleen maar projecten en programma’s effectief uit te voeren. Een meer fundamentele insteek wordt steeds belangrijker. Hieronder benoem ik een aantal aspecten die de discipline Project Management actiever laten bijdragen aan het concurrentievermogen van de onderneming.
Vertaalslag van strategie naar projecten
De totaal en samenspel van de projecten binnen een bedrijf is meer en meer een reflectie van de strategische ambities. Projecten worden zodanig opgezet en ingericht dat ze leiden tot veranderingen en verbeteringen die de organisatie echt nodig heeft, op basis van de actuele strategie. Opdrachtgevers worden uitgedaagd hun opdrachten helder te omschrijven en eenduidig te beschrijven wat het project moet opleveren voor de eindgebruikers. Doordat in de beginfase meer aandacht komt voor de doelstelling is het ook makkelijker om de resultaten te borgen in de organisatie. De opdrachtgever neemt immers de verantwoordelijkheid dat het product of dienst werkelijk gebruikt gaat worden.
Van jaarlijks naar continu
Veel organisaties werken met jaarplannen; zij kijken één keer per jaar naar welke projecten het komende jaar moeten worden gedaan. De trend is echter een verschuiving naar meerdere keren per jaar het projectportfolio bijstellen, bijvoorbeeld elk kwartaal of zelfs maandelijks. Er wordt dan vaker gekeken of de juiste projecten gedaan worden en welke nieuwe of andere projecten gestart moeten worden. Door continue kritisch naar de samenstelling van de projectportfolio te kijken, zal deze beter aansluiten bij de strategie van de organisatie én kunnen bedrijven sneller inspelen op veranderende omstandigheden.
Technologie
Er is veel software beschikbaar om het projectmanagement proces te ondersteunen. Dit biedt de mogelijkheid om een oplossing te kiezen die past bij de situatie en complexiteit waarin een bedrijf zich op da moment bevindt. Dit impliceert echter ook dat affiniteit met technologie een steeds belangrijkere competentie voor projectmanagers wordt.
Professionele en moderne technieken
Technieken als Agile en Scrum zijn al zo prominent aanwezig dat deze niet meer weg te denken zijn. Zelf buiten de projectorganisatie zien we een intrede van deze concepten. Dit maakt de omgang tussen project en lijnorganisatie makkelijker. Daarnaast creëert dat ook een sterker projectmanagement basis in het algemeen.
Constructieve politiek en aansturing
We kennen allemaal projecten die lijden onder politieke processen of waar de schuldvraag telkens een te prominente rol inneemt. Vaak komt dit het vertrouwen en de effectiviteit van de communicatie niet ten goede. Een hoopgevende trend is echter dat “samenwerking” steeds meer als de basis van de aansturing wordt gezien. Stuurgroep en senior-management denken dan vaker in termen van faciliteren dan aan afrekenen.